Как пошагово писать официальные электронные письма – узнайте секреты деловой переписки

2-13-2021

Во время работы в офисе, при отправке резюме или при прямом контакте с клиентом – ситуации, когда вам приходится писать официальные электронные письма, случаются много раз, поэтому стоит знать правила деловой переписки. Вы знаете, как создать официальное электронное письмо и что оно должно содержать? Узнайте, как создать электронное письмо, соответствующее правилам правописания и языковой этике. Рекомендуем почитать прекрасные новости https://zelv.ru/ на сайте .

Прежде чем вы научитесь шаг за шагом писать деловое письмо, запомните основное правило – деловое письмо должно быть структурировано как неофициальное письмо: оно должно иметь начало (прямой возврат к получателю), основную часть и конец. Как именно это выглядит в случае официального электронного письма? Изучите главные советы.
Как начать электронное письмо, т.е. советы по использованию начальных фраз

Самая распространенная и универсальная фраза, с которой начинается официальное электронное письмо, – это формула Ladies and Gentlemen. Это решение применимо, если вы не знаете, пишете ли вы сообщение мужчине или женщине.

Осторожность. Если в адресе электронной почты четко указан пол получателя или вы знаете, кто это, фразу «Дамы и господа» следует заменить словами «Уважаемый сэр или мадам».

В официальной переписке (а также в личных письмах) лучше не начинать сообщения с Hello. Используя эту фразу, адресат ставит себя в более привилегированное положение, чем адресат. Хотя не все знают, как звучит указанное приветствие, следует предположить, что некоторые люди могут обидеться, увидев это сообщение.

А как еще можно начать официальную переписку? Также есть фразы на выбор:

Доброе утро - учтите, однако, что сообщения не всегда отправляются и читаются в течение дня;
Привет / Привет - вы можете использовать этот тип выражений, известный из неофициальной переписки, если вы находитесь в близких отношениях с получателем (например, с коллегой).

После каждого возврата к получателю вы должны ставить запятую (не восклицательный знак) и начинать следующую строку сообщения со строчной буквы. Если вы неоднократно отвечаете одному и тому же человеку на официальное электронное письмо, вы можете отказаться от прямого возврата получателю и сразу перейти к основной части электронного письма.

Посмотрите, как организационная культура влияет на управление компанией >>

Как написать содержание электронного письма, то есть советы по передаче наиболее важной информации получателю

Официальный адрес электронной почты должен быть как можно короче. Это означает, что в тело сообщения следует включать только самую необходимую информацию. Так что не забудьте:

писать конкретно - то есть точно определять свои мысли, отдавать приказы и т. д.,
используйте короткие предложения - получатель поймет их лучше и быстрее,
избегайте общих слов - они не влияют на содержание электронного письма.

Если у вас есть несколько фрагментов информации, которые нужно передать одновременно, неплохо было бы использовать маркеры. Вы также можете подчеркнуть или выделить выделенные части жирным шрифтом. Также неплохо не забыть разделить более длинные фрагменты текста на абзацы. Графическое разделение сообщений облегчит получателю понимание электронной почты.

Внимание! Если вы начинаете свое сообщение с формулы «Уважаемая госпожа / сэр», сохраните эту форму в теле вашего электронного письма. Так что напишите: Не могли бы вы отправить … вместо Можете ли вы отправить …

Узнайте, как вести себя с деловыми гостями >>

Как завершить электронное письмо, то есть советы по приветствию в конце сообщения

Любое электронное письмо, начинающееся формальным тоном, должно заканчиваться таким же образом. Поэтому, если в начале вы использовали фразу «Дамы и господа», в конце следует написать «С уважением» или «С уважением». Такая форма переписки очень приветствуется, особенно при отправке резюме или при первом контакте с новым клиентом.

Внимание! После окончания приветствия нет запятой. Этот знак препинания появляется только в конце электронных писем на английском языке.

Несколько менее официальная, но все же правильная форма – это фраза, соединяющая приветствия. Вы можете позволить себе такие выражения, если переписываетесь с коллегой или человеком, которого знаете в частном порядке.

Вы также должны подписать каждое официальное электронное письмо. Вы можете сделать это, указав свое полное имя (включая должность) или – если это еще один ответ на сообщение – добавив только инициалы. В компаниях, особенно занимающихся офисной работой, каждый сотрудник имеет нижний колонтитул в форме сообщения (с именем и фамилией адресата и данными компании, которые он представляет).